実地指導（現運営指導）とは？監査との違い・書類準備・当日の流れまで徹底解説

介護保険サービスを運営する事業者にとって、自治体からの実地指導（現運営指導）は避けて通れない重要なプロセスです。指導では、サービスの提供状況や記録、運営体制が適切であるかどうかを広範囲にわたってチェックされます。適正な体制づくりや徹底した書類管理は、日々の努力が求められるところです。

また、実地指導（現運営指導）と混同されがちな「監査」は、違反や不正の疑いが強い場合に行われるもので、性質が異なります。実地指導（現運営指導）の時点で問題点を早期に把握し、改善を図ることは、不正請求や運営基準違反を未然に防ぐうえでも大きな意味を持ちます。

本記事では、介護施設向けの社内教育などを手掛けてきた湘南国際アカデミーが、実地指導（現運営指導）の概要と目的、書類準備や当日の流れ、指摘事例や日頃の対策までを具体的に解説します。指摘を受ける前に必要事項を押さえ、安心して事業運営を続けられるよう理解を深めましょう。

実地指導（現運営指導）の基本概要

まずは実地指導（現運営指導）そのものがどのような位置づけで行われるのか、その概要を把握しておきましょう。

実地指導（現運営指導）とは、介護保険サービスを行う事業所が適切に運営されているかを自治体が確認するために行う指導のことです。実地でサービス内容や書類管理、スタッフ体制などが基準を満たしているかをチェックします。受ける側にとっては、自施設の運営を見直す大切な機会でもあります。

この指導は原則的に全事業所を対象とし、通常は数年に一度のペースで実施されることが多いです。ただし、早期に確認が必要と判断されるケースでは、予定よりも早い段階で実施される可能性があります。自治体ごとに進め方や評価項目が異なる点に注意が必要です。

指導と監査との違いが気になるところですが、両者は性質も目的も異なります。実地指導（現運営指導）はあくまで運営状況の確認と適切なサービス提供を促すための手続きであり、改善指導が主な目的です。問題点の有無によっては、後日監査へと移行する場合もあります。

実地指導から運営指導に名称が変わった背景

2022年の制度改正により、実地指導は「運営指導」という名称へと変更されました。背景として、行政が事業所の運営全般をチェックし、必要に応じて改善点を指導するという役割がより分かりやすく提示されたことがあります。名称が変わっただけでなく、その手法としてオンラインでの確認も導入され始めています。

こうした変更により、事業者は「書類の電子化」による効率化や「オンライン環境の整備」を検討する必要が高まりました。従来の紙媒体中心のやり方と比べ、オンライン指導には資料の提出や閲覧の方法にも新たな対応が求められます。

監査との違い

監査は、運営基準に重大な違反が疑われる場合や不正が強く懸念される場合に実施されるものです。通常の運営指導とは異なり、監査の場合には厳格な調査が行われ、重大な不備が見つかった場合は行政処分につながるリスクがあります。

一方、実地指導（運営指導）は、日常の運営実態を確認し、必要に応じて改善を促すことが目的です。指摘を受けたときには改善命令や報酬返還などが発生する可能性はありますが、多くの場合は適切な運営を継続できるようにするためのアドバイスやガイドラインが示される場となります。

集団指導との違い

集団指導は、事業所を集めて制度改正や最新の運用指針などを周知する場として自治体が開催するものです。多事業所を一斉に対象とするため、個別の微細な点検ではなく、全体的な情報提供を行う機会として捉えられています。

実地指導（運営指導）は、事業所ごとに実際の運営現場を確認し、具体的な課題を洗い出す場であり、集団指導と比較するとより詳細かつ個別的な指摘やアドバイスが行われます。両方の指導を通じて、事業所は最新のルールの理解と個別の改善をセットで行うことが望ましいでしょう。

実地指導（運営指導）の目的と重要性

実地指導（運営指導）は、事業運営の根幹に深く関わる重要な取り組みです。

指導の狙いは単純な形式確認だけでなく、利用者に対するサービスが適正に提供されているかを確かめたり、事業所の体制をより良くするためのアドバイスを行ったりする点にあります。日常的にサービス品質を維持するためにも、運営指導自体を前向きに捉えて備えることが大切です。

行政は実地指導（運営指導）を通じて、法令や基準に沿ったサービス提供が行われているかをチェックします。不備が見つかった場合でも、その場で改善すべきポイントを示されることで、早期の解決につなげやすくなります。

介護サービスの適正提供を確認するため

実地指導（運営指導）の最大の目的は、利用者に対して適正なサービスが提供されているかを確認することです。具体的には、利用者が必要とするケアプランに沿ったケアが共有・実施され、身体拘束や虐待の防止策が徹底されているかどうかなどがチェックされます。

特に、介護報酬の算定要件を満たした提供実態かどうかを確認することは重要です。不正請求やサービスの質の低下を防ぐために、あらゆる書類や記録の整合性を細かく点検します。

事業運営体制の点検と改善指導

また、スタッフの配置や研修状況、運営規程の適切さなど、全般的な運営体制も確認されます。運営基準を遵守しているか、事業所のリスクマネジメントが機能しているかなど、経営の安全性や安定性にも目を向けます。

実地指導（運営指導）では、単に指摘するだけでなく、問題点の改善方法を示すことが大半です。これにより、事業者側は早期是正が図れるほか、将来的なトラブルを未然に防ぐ効果も期待できます。

実地指導（運営指導）がおこなわれるタイミングと流れ

実地指導（運営指導）が実際に行われるまでの準備期間や当日の流れを知っておくことで、スムーズに対応できるようになります。

一般的に、自治体は事前にスケジュールを通知して事業所との日程調整をします。その間に事前提出書類の確認や、必要な書類を取りまとめる時間が確保されるため、普段からの記録と管理が重要です。

当日は実地での訪問やオンラインでのヒアリングが行われることがあります。内容は書類確認からスタッフのヒアリング、利用者の状態確認まで広範囲にわたります。指導終了後は指摘事項や改善点についての報告書が作成されることが多く、後日フォローも行われます。

実地指導（運営指導） までの事前通知と準備期間

自治体によって時期や方法は多少異なりますが、事前に書面などで指導予定日や必要な書類のリストが送付されます。通常は2〜3週間程度の猶予期間が設けられるため、この期間を活用して社内での情報共有や書類の最終確認を行います。

スタッフにも概要を伝え、当日のスケジュールを共有しておくとスムーズです。集計やファイリングに時間がかかる書類も多いので、前もって整理をしておくことで、直前の慌てた対応を避けることができます。

実地指導（運営指導） 当日のスケジュールと指導内容

当日の流れは、職員へのヒアリングや利用者のケア状況確認、書類点検などがメインになります。特に報酬請求にかかわる書類や人員配置の実態確認など、細部に渡る確認作業が行われるため、日頃の管理が物を言います。

オンラインでの実地指導（運営指導）を実施する自治体も増えていますが、書類をスキャンして提出したり、画面越しに説明を行う必要があります。従来のように対面でのやりとりが基本の自治体もあるため、準備段階でスケジュールと方法の詳細をしっかり確認しておきましょう。

実地指導（運営指導） で指摘された場合の対応フロー

実地指導（運営指導）の結果、万が一指摘事項があった場合には、すみやかに是正計画を立案し、自治体に報告する必要があります。報告の形式は自治体によって異なりますが、文書やメールで提出するケースが一般的です。

特に重大な違反や不正請求が疑われる場合、後日監査に移行する可能性があります。日頃からサービス提供の透明性や書類の正確性を保つことで、監査への移行リスクを大幅に低減できるでしょう。

実地指導（運営指導）に必要な提出・提示書類一覧

実地指導（運営指導）を受けるにあたっては、事前の提出書類や当日提示する書類をしっかり準備しておくことが大切です。

自治体から送付される事前通知には、求められる書類のリストが掲載されていることが多いため、まずはそれを確認します。実地指導までの準備期間を有効に使って、不備がないかをチェックしましょう。

書類整理のコツとして、提出物と当日提示が必要な書類を明確に分け、スタッフがすぐに取り出せるようにしておくことが挙げられます。電子化が進んでいる事業所は、フォルダ管理やバックアップ体制も重要です。

事前提出が求められる書類

自治体によっては、運営規程や職員名簿、サービス提供記録、介護報酬の請求に関する書類などを事前に提出するよう指示されます。提出期限がありますので、それに合わせて作業を進める必要があります。

提出書類の内容に不備があった場合、追加の書類提出やスケジュール延長を余儀なくされることもあります。余裕を持って点検し、書類を整えておくことがリスク回避につながります。

当日提示が必要な書類と保管方法

当日は、利用者ごとのケアプランやサービス提供記録、スタッフの出勤簿・研修履歴など、実際の業務記録がチェックされます。オンライン実地指導の場合は、電子ファイルで提示を求められることもあるため、事前に閲覧しやすい形に整理しておきましょう。

保管場所やフォルダ構成が複雑だと、当日にすぐに書類を示せない恐れがあります。ファイルの命名ルールを統一するなど、定期的な棚卸しが円滑な提示には欠かせません。

標準確認文書やチェックリストの活用

厚生労働省や自治体が公表している標準確認文書やチェックリストを活用することで、用意すべき書類を事前にまとめやすくなります。確認項目が整理されているため、漏れの少ない準備が可能です。

また、チェックリストを使って定期的に自主点検を行うことで、常に最新の状態に近い書類管理を実施できます。

実地指導（運営指導）における主な指摘事例と対策

実地指導（運営指導） では、書類の不備や運営体制の問題など、多方面にわたる指摘がされる可能性があります。

代表的な指摘例としては「書類の整合性が取れない」「スタッフ配置が基準を満たしていない」「身体拘束に関する記録が不足している」などが挙げられます。これらの指摘は事業所にとってリスクとなり、改善が求められるポイントです。

指摘を受けた場合でも、落ち着いて改善策を講じることで運営を継続することが可能です。大切なのは、日頃からの体制整備と定期的な自己点検でミスや不備を最小限に防ぐことと言えるでしょう。

書類不備・記載漏れに対する注意点

サービス提供記録やケアプランの署名・捺印漏れなど、些細な項目であっても見逃さないのが実地指導（運営指導） です。特に報酬請求にかかわる重要書類では、一つの不備が不正請求と見なされるリスクもゼロではありません。

日々の現場でバタバタしていると記録の抜け漏れが生じやすいので、スタッフ間で書類チェック体制を確立しましょう。定期ミーティングやツールの活用を通じて、早期発見と是正を心がけることが大切です。

サービス提供体制の不備への対応策

人員配置が基準を満たしていない場合や、一本化されたマニュアルがなくスタッフ間で業務手順にばらつきがある場合などは、利用者の安全とサービス品質に直結する重大な問題とみなされます。

問題発覚後は、スケジュール表や配置計画の見直し、教育担当者の配置などを含む包括的な改善計画を早急に策定し、自治体に報告することが求められます。

自主点検表の整備でトラブルを未然に防ぐ

厚生労働省や自治体が用意している自主点検表は、不備を未然に防ぐための強力なツールです。サービス提供から報酬請求に至るまでの手順や書類類を体系的にチェックできるため、全スタッフで共有することで全体的な品質向上が期待できます。

実地指導（運営指導） の前だけでなく、定期的に点検表を活用することで、いつでも運営基準を満たした状態を維持できるようになります。

日頃からできる実地指導（運営指導）対策

実地指導（運営指導）で慌てずに対応するためにも、日頃の運営から対策を進めておくことが重要です。

定期的な自己点検やスタッフ教育を怠ると、いざ指導を受けたときに修正すべき点が山積みになってしまうケースが少なくありません。恒常的に品質改善を行う姿勢があれば、指導はむしろ自施設の状態を再確認する機会になります。

スタッフのモチベーションやコンプライアンス意識を高めることも、実地指導の際に大きなプラスとなります。必要書類を完備し、サービスの質を一定に保っている事業所であれば、指摘事項も最小限に抑えられるでしょう。

スタッフ教育・研修の充実

サービスの品質を左右するのは現場のスタッフです。法令やケアの基本などの研修を定期的に実施することで、業務知識を底上げし、書類作成や利用者対応などのミスを減らすことができます。

新人スタッフには先輩社員との同行や業務手順マニュアルの配布などの仕組みを整え、研修の継続計画を作成しておくことで、突然の入れ替わりがあっても安定した運営が可能となります。

コンプライアンス意識の向上

不正請求や基準違反という重大な結果を避けるために、全スタッフが倫理観や法令順守の意識を持つ必要があります。事業責任者は、コンプライアンスに関するガイドラインを定め、定期的に周知を徹底しましょう。

チーム内で情報を共有し合い、わからない点が出たらすぐに話し合う風通しの良い環境づくりも大切です。スタッフ一人ひとりの意識と行動が、指導時の評価を大きく左右します。

定期的な記録確認と書類点検の実施

書類不備はどうしても日常業務の中で発生しがちです。週・月ごとなど、一定のサイクルで各種記録や書類を点検することで、ミスを早期に発見、修正できる体制を構築しましょう。

電子カルテやクラウドサービスを活用し、監査ログや更新履歴が残るようにしておくと、トラブルの際にも原因究明や改善がしやすくなります。

FAQ｜実地指導（運営指導）に関するよくある質問

実地指導（運営指導）は介護事業所にとって定期的に訪れる重要なチェックポイントです。初めての対応で不安を感じる方も多いため、よくある質問をピックアップし、事前準備や対応に役立つ情報をQ&A形式で整理しました。

まとめ：実地指導（運営指導）の正しい理解と事前準備が事業運営の要

実地指導（運営指導）は、事業所が適切に運営されているかを総合的に確認する機会です。

事前準備から当日の流れ、指摘事例への対応までを把握し、日頃から書類管理とスタッフ教育を徹底しておくことで、指導時の負担は大幅に軽減できます。もし不備があったとしても、真摯に受け止めて改善に取り組むことが事業所の信頼獲得にもつながります。

実地指導（運営指導）は、利用者に対する質の高いサービスを提供し続けるためにも欠かせないプロセスです。正しい理解と確実な準備を行い、安心して事業運営を進めていきましょう。

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