書類は過去何年分用意すればよいですか？

法令上は「完結の日から2年」が基本ですが、自治体によって条例で3〜5年とされている場合があります。通知書や指定権者の案内で対象期間を確認し、直近のケースと請求を優先的に整えるのが現実的です。当日確認されやすいのは直近の運用と請求に直結する期間で、制度改定や加算変更があった時期は特に見られやすくなります。

電子保存している書類の提示はどうすればよいですか？

オンライン実施では画面共有、現地実施ではパソコン等での閲覧提示が可能です。版管理（どれが最新か）と改ざん防止の説明ができる状態にしておくことが求められます。フォルダ構成と命名規則を統一し、改定日が分かる形で整理しておくと、紙の書類と同様に検索性と信頼性を確保できます。

書類の不備が見つかった場合、当日に作成してよいですか？

実際に実施していた事実があり、その根拠（当時のメモや関係者の記録等）があれば追記の形で補完できます。その場合も追記日と追記者が分かり、元の記録が消えない形が基本です。ただし実施していないことを実施したように作ることは偽造になります。不足がある場合は事実確認・代替資料の提示・是正計画の提示の順で対応します。

提示と提出の違いは何ですか？

提示は当日の閲覧確認のみで持ち出しは不要です。提出はコピーやデータでの提供を求められるもので、個人情報の範囲を確認し、マスキングの要否・提出形式を事前に担当部署と確認します。通知書の指示に従い、安易な提出で個人情報を過剰提供しないよう注意が必要です。

ケースファイルの整理はどの順番にすればよいですか？

アセスメント→居宅サービス計画書（原案・確定版）→サービス担当者会議の記録→支援経過記録→モニタリング結果の時系列順が基本です。標準目次を作り全ケースで統一すると、提示依頼に即応できます。計画変更があった場合は変更前後の計画と変更理由が分かる経過記録をセットで綴じておくと、プロセスの説明が格段にスムーズになります。