特定技能の在留期間更新｜手続きの流れ・必要書類・費用を介護のプロが解説

特定技能で外国人スタッフを受け入れている事業所様から、「在留期限が近づいているがいつから何を準備すればいいか分からない」「更新と変更の違いが分からない」「不許可になるリスクが心配」といったご相談を多くいただきます。
本記事では、特定技能1号・2号の在留期間更新に必要な手続きの流れ・必要書類・費用・審査期間・不許可リスク・通算5年後の選択肢まで、受入れ企業の担当者が「いつまでに何をすべきか」を把握できるよう体系的に解説します。
湘南国際アカデミーは、登録支援機関として特定技能外国人の受入れ・在留管理・日本語・資格教育を一貫してサポートしています。現場で得た知識をもとに、実務に役立つ内容をお伝えします。

（参照：出入国在留管理庁「在留期間更新許可申請」）
（参照：厚生労働省「外国人介護人材の受入れについて」）

特定技能の在留期間とは｜1号・2号の違いをまず確認

更新手続きを正しく進めるには、まず特定技能1号と2号で在留期間のルールが大きく異なる点を押さえることが前提になります。在留カードの期限だけを見て動くと、制度上の制約を見落としてしまいます。

区分	在留期間の単位	通算上限	家族帯同	支援計画
特定技能1号	1年・6か月・4か月のいずれか	通算5年	不可	必須（義務）
特定技能2号	3年・1年・6か月のいずれか	上限なし	条件付きで可能	不要

（出典：出入国在留管理庁「在留資格「特定技能」に係る申請手続」）

特定技能1号の「通算5年」の考え方

特定技能1号は、更新を繰り返して在留カードの期限を延ばせても、制度上は通算で原則5年を超えて在留できません。通算期間の起算日は「在留カードを受け取った日（特定技能として入国した日）」です。雇用開始日ではない点に注意が必要です。

通算5年の計算では、転職前の在留期間・産前産後休暇・失業期間・一時帰国中の期間なども原則カウントに含まれます。一方で、新型コロナウイルス感染拡大防止措置により再入国できなかった期間などは含まれないケースがあります。

特定技能2号の在留期間と更新の特徴

特定技能2号は通算上限がない一方で、在留期限が来るたびに更新申請が必要です。2号はより熟練した技能が前提のため、更新審査では実際の業務が熟練技能に見合っているか、業務区分外の作業に流れていないかなど、運用面の説明も求められます。介護分野では2号移行を見据えた資格取得（介護福祉士）が、長期就労への最も確実なルートとなります。

在留期間更新が必要なケース・不要なケース

「更新」で足りるのか、それとも「在留資格変更許可申請」が必要かを誤ると、提出時に差戻しになり期限リスクが生じます。判断軸を明確にしておきましょう。

状況	必要な申請	ポイント
同じ受入れ機関・同じ分野・同じ業務で継続就労	在留期間更新許可申請	基本ケース
同じ分野・別の企業に転職	在留資格変更許可申請	指定書の内容が変わるため変更申請が必要
分野・業務区分が変わる配置転換	在留資格変更許可申請	指定書に記載の業務区分が変わる場合
1号から2号への移行	在留資格変更許可申請	熟練技能要件・試験合格が前提
特定技能から他の就労資格への変更	在留資格変更許可申請	学歴・業務内容・報酬水準等の要件確認が必要

特定技能は「指定書」に企業名・分野・業務区分が記載されており、転職の際は更新ではなく変更申請が必要です。アルバイト感覚で別の職場に移ってそのまま在留期限を迎えてしまうケースは少なくないため、受入れ機関として日頃から外国人スタッフへの情報提供が重要です。

在留期間更新の流れ（5ステップ）

更新は書類作成だけでなく、要件確認・不足資料の回収・提出・結果受領までを一連で管理することが重要です。

ステップ	内容	目安時期（満了日から逆算）
STEP 1	要件確認：受入れ機関の適格性・分野別要件・協議会加入状況の点検	満了日の4か月前
STEP 2	書類の役割分担と収集：企業書類・本人書類・分野別書類の担当を決め収集開始	満了日の4〜3か月前
STEP 3	申請書類の作成と整合性チェック：雇用条件書・給与台帳・報酬説明の数字が一致しているか確認	満了日の3か月前
STEP 4	入管への提出（窓口またはオンライン）：控えの管理と追加資料要請への備えも行う	申請可能期間（満了日の概ね3か月前〜）に入ったら速やかに
STEP 5	結果受領と在留カード更新：許可後の印紙納付・社内記録更新・本人への説明まで完了させる	許可通知後

準備はいつから？目安は満了日の4か月前

在留期間更新許可申請は、一般に在留期間満了日の概ね3か月前から申請できます（出入国管理及び難民認定法第21条）。ただし、企業側の書類収集・社内決裁・分野別要件確認に要する時間を踏まえると、4か月前からの準備開始が安全です。
1〜3月は4月入社の外国人スタッフの申請が集中するため審査に通常より時間がかかる傾向があります。この時期に満了日が重なる場合は特に余裕を持って進めましょう。

申請者・取次者・結果受領者の整理

申請の原則は外国人本人ですが、実務上は企業主導で進めることが一般的です。入管から承認を受けた申請取次者（企業担当者・登録支援機関・行政書士等）が提出代行を行える場合があります。提出できる立場の人が原則として結果受領も行うため、社内で誰が提出・受領を担うかを申請前に確定させておきましょう。

申請方法｜窓口申請とオンライン申請

申請方法は①管轄の地方出入国在留管理官署への窓口申請と、②オンライン申請の2種類です。会社として方法を統一するとミスが減ります。

項目	窓口申請	オンライン申請
受付時間	平日9:00〜12:00 / 13:00〜16:00	365日24時間
移動の必要	あり（管轄官署へ出向く）	なし
不備の気づき	提出時に指摘される場合がある	事前のデータ整備が必要
手数料（許可時）	6,000円（収入印紙）	5,500円（収入印紙）
向いているケース	初回・複雑なケース	複数人を定期的に更新する企業

（出典：出入国在留管理庁「在留期間更新許可申請」※2025年4月1日以降申請分の手数料）

在留期間更新の必要書類

必要書類は「基本書類 ＋ 外国人本人の書類 ＋ 受入れ企業の書類 ＋ 分野別書類」の組み合わせで決まります。1つでも欠けると追加提出・差戻しの原因になります。前年と同じと思い込まず、必ず最新の提出書類一覧で確認することが重要です。

受入れ企業が用意する書類

書類名	取得先・備考
特定技能雇用契約書の写し	社内
雇用条件書の写し	社内
特定技能外国人の報酬に関する説明書	社内（日本人との比較を示す）
申請人の給与所得の源泉徴収票の写し	社内
特定技能所属機関概要書（企業概要書）	社内
登記事項証明書	法務局
業務執行に関与する役員の住民票の写し	市区町村
特定技能所属機関の役員に関する誓約書	社内
労働保険料申告書・領収証書の写し（直近2年分）	社内保管
社会保険料納入状況回答票または健康保険・厚生年金保険料領収証書の写し	社内保管
税務署発行の納税証明書（その3）	税務署
法人住民税の市町村発行の納税証明書（直近2年分）	市区町村
公的義務履行に関する説明書（条件による）	社内

外国人本人が用意する書類

書類名	取得先・備考
在留期間更新許可申請書	入管HPよりダウンロード・記入
顔写真（規格あり）	本人準備
パスポート・在留カード（原本提示）	本人保管
個人住民税の課税証明書	市区町村窓口
住民税の納税証明書	市区町村窓口
国民健康保険被保険者証の写し（該当者）	本人保管
国民年金保険料領収証書の写しまたは被保険者記録照会（該当者）	本人保管 / 年金事務所
前回申請時に未履行だった公的義務に係る書類（該当者）	状況に応じて

写真の規格不適合・氏名表記ゆれ（パスポートと申請書のアルファベット表記の不一致）は差戻しになりやすいポイントです。提出前に必ず確認しましょう。本人の書類は取得に本人来庁が必要なものがあるため、必要書類一覧を母語も併記して渡し、取得期限を明確に伝えることが実務的な支援として効果的です。

介護分野で必要な追加書類

特定技能は分野ごとに追加書類が求められます。介護分野では以下の2点が必要です。

書類名	備考
介護分野における業務を行わせる事業所の概要書	様式は入管HPよりダウンロード
介護分野における特定技能協議会の構成員であることの証明書	協議会未加入の場合は更新が認められない可能性がある

（参照：厚生労働省「介護分野における特定技能外国人の受入れについて」）

審査にかかる期間と費用の目安

審査期間の目安

在留期間更新の標準処理期間は2週間〜1か月とされています（出入国在留管理庁「在留期間更新許可申請」）。ただし特定技能の更新は書類が多く、追加資料要請が入る場合もあるため、実務上は1〜3か月程度を見込む企業も多い状況です。繁忙期（1〜3月）はさらに延びる可能性があります。

重要なのは、在留期限までに申請が受理されていれば、結果が出るまでの間は「特例期間」として適法に在留・就労できる仕組みがある点です（出入国管理及び難民認定法第21条第4項）。ただしこの仕組みは期限内申請が絶対条件のため、早めの提出が原則です。

費用比較（3パターン）

対応方法	入管手数料※	証明書取得実費	外部委託費	合計目安
企業単独	6,000円（窓口） 5,500円（オンライン）	1通300〜600円程度	なし	1万円以下
行政書士委託	同上	同上	5〜10万円程度	6〜11万円程度
登録支援機関委託	同上	同上	月額費用に含む場合が多い	月額委託料による

※2025年4月1日以降の申請分。2025年3月31日までに受付した申請は4,000円（旧額）で納付。
（出典：出入国在留管理庁「在留期間更新許可申請」）

企業単独での申請は手数料が最小限で済む一方、担当者の社内工数（書類収集・整合性チェック・入管窓口への移動等）が確実に発生します。複数人を受け入れる場合は、更新業務を標準化・チェックリスト化することで工数とミスを大幅に削減できます。

よくある質問（FAQ）

更新で注意すべきポイント｜不許可を防ぐための事前確認

更新は期限内提出と書類の正確さだけでなく、日常の労務・支援・届出の適正さが審査に影響します。更新直前に慌てて整えるのではなく、平時から証跡を残し、説明できる状態を作ることが近道です。

① 提出期限と在留期限超過を防ぐ

在留期間満了日までに申請することが前提です。本人が複数いる場合は在留カード期限を一覧化し、担当者のリマインドだけに頼らない管理の仕組みを作ることが重要です。

② 雇用条件（日本人と同等以上）を満たす

報酬額や待遇が日本人と同等以上であることが求められます。基本給の改定・手当の変更があったのに契約書類の更新が追いついていないケースが多く見られます。更新前に契約書・条件説明・賃金台帳・出勤簿を突き合わせ、数字と文言が一致しているかを確認しましょう。

③ 税金・社会保険の未納がないか確認する

本人の住民税・年金・健康保険の納付状況だけでなく、企業側の納税・社会保険の適正加入と納付も審査で見られます。未納が判明した場合は放置せず、速やかに納付または分納相談を行い、状況を説明できる資料を整えましょう。

④ 協議会加入・受入れ要件を満たす

介護分野では介護分野における特定技能協議会への加入が義務づけられています。また、特定技能所属機関としての定期届出・随時届出が滞っていると受入れ機関として不適当と判断される要因になります。更新前に協議会の加入状況・分野別最新ルール・届出の実施状況を必ず確認しましょう。

⑤ 業務区分外の従事・不適正な運用を避ける

特定技能は指定された分野・業務区分の範囲での就労が前提です。人手不足を理由に業務区分外の作業に恒常的に従事させることは、資格外活動・不法就労につながるリスクがあります。現場任せにせず、業務内容の範囲管理と支援実施の記録を平時から残すことが重要です。

更新不許可になりやすいケースと対処法

不許可は書類不足よりも、提出資料から見える実態が要件に合っていないケースで起こります。以下の3つが典型的な不許可要因です。

不許可要因	具体例	対策
雇用条件の不一致・不適正	契約書と給与台帳の金額が合わない、日本人より低い処遇	提出前に書類間の整合性チェックを徹底
公的義務の未履行	住民税・社会保険の滞納、過去の是正事項が未改善	定期的に納付状況を確認し、未納は早期に解消
受入れ機関の義務不履行	支援未実施・届出漏れ・業務区分外の従事	支援記録・届出を平時から管理し証跡を残す

不許可通知が届いた場合は、まず入管に不許可理由を確認しましょう。是正可能であれば改善のうえで再申請を検討できますが、何が問題視されたかを特定しないまま出し直しても同じ結果になりやすいため、理由の把握が最優先です。

特定技能1号の通算5年終了後に取り得る選択肢

特定技能1号は通算5年が上限のため、更新手続きがうまく回っていても、いずれ制度上の終点が来ます。残り期間が1年を切る前から、次の選択肢を本人と早めに確認しておくことが重要です。

選択肢	ポイント	介護分野での注目ポイント
特定技能2号への移行	熟練技能要件・分野別試験合格が必要。通算上限なし・家族帯同可に	介護分野では現時点で2号は対象外（最新情報は入管HPで確認）
在留資格「介護」への変更	介護福祉士資格取得が必要。更新回数の制限なし・家族帯同可	介護現場でのキャリアアップと長期就労を両立できる最有力ルート
技術・人文知識・国際業務等への変更	学歴・業務内容・報酬水準等の要件確認が必要	専門性のある業務への移行が前提
帰国・再来日の整理	通算5年到達は制度上の必然。後任育成・退職時期の見込みを早めに共有	退職後の人員計画として企業側も早期から準備

湘南国際アカデミーでは、特定技能の外国人介護士が介護福祉士を取得することで在留資格「介護」への変更が可能になることをお伝えしています。当校が支援する外国人介護職員の介護福祉士国家試験合格率は70%超（当校実績）。通算5年を「終点」ではなく「次のステージへの入口」にするサポートをしています。

まとめ｜更新成功のために事業所が今すぐできること

特定技能の在留期間更新は、在留カードの期限に合わせて申請するだけの手続きではなく、本人の活動と受入れ企業の適格性を改めて示すプロセスです。以下のチェックリストで要点を最終確認しましょう。

確認項目	担当
在留カード期限を一覧化し、4か月前アラートを設定した	企業担当者
更新か変更かの申請類型を確認した	企業担当者
雇用条件書・賃金台帳・源泉徴収票の数字が一致している	企業担当者
税金・社会保険の納付状況に問題がない（企業・本人双方）	企業担当者＋本人
協議会への加入状況を確認した（介護分野）	企業担当者
定期届出・随時届出が適切に実施されている	企業担当者
本人の証明書取得の締切を伝えた（母語での案内も推奨）	企業担当者
申請取次者・結果受領者を社内で確定した	企業担当者
通算期間の残りを確認し、5年終了後の選択肢を本人と共有した	企業担当者＋本人

在留期限超過を防ぐ最重要事項は、満了日までに申請して受理されることです。間に合わない兆しがあれば早めに入管や専門家へ相談し、追加資料に備えて記録と証跡を整えることで、更新の不確実性を現実的にコントロールできます。

湘南国際アカデミーは、特定技能外国人の在留管理・登録支援・日本語教育・介護資格取得を一貫してサポートする登録支援機関です。在留期間更新に関するご相談や、外国人スタッフの資格取得支援についてはお気軽にお問い合わせください。